ภาพรวมของ Check File
Check File คือเทมเพลตที่รวบรวม Check Sheet ไว้ด้วยกัน
Check File แต่ละไฟล์จะเชื่อมโยงกับสาขาหรือองค์กรที่กำหนด และสามารถจัดการ Check Sheet หลายรายการได้ในที่เดียว
ด้วยโครงสร้างลำดับชั้น 3 ระดับ ได้แก่ "Check File → Check Sheet → Check Item" ช่วยให้จัดการ Checklist ที่นำกลับมาใช้ซ้ำได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สำหรับรายละเอียดของ Check Sheet อ้างอิงบทความด้านล่างนี้
Check Sheet คืออะไร
https://studist-biz-check.zendesk.com/hc/th/articles/60554185631129
ประเภทของ Check File
Check File แบบตามกำหนดการ
- เลือกใช้สำหรับงานตรวจสอบที่เกิดขึ้นซ้ำตามรอบคงที่ตามกำหนดการ
- รองรับ Workflow การตรวจสอบรายวันและการตรวจสอบรายเดือน
ตรวจสอบรายวัน: เสร็จสมบูรณ์เมื่อผู้ตรวจสอบที่กำหนดไว้เพียง 1 คน ทำการตรวจสอบ (ใช้ได้กับ Check File ทั้งแบบตามกำหนดการและแบบตามเหตุการณ์)
การตรวจสอบรายเดือน: เสร็จสมบูรณ์เมื่อผู้ตรวจสอบที่กำหนดไว้ทุกคนทำการตรวจสอบครบ (ใช้ได้เฉพาะ Check File แบบตามกำหนดการเท่านั้น) - เมื่อเปลี่ยนสถานะเป็น "ไม่เผยแพร่" กำหนดการงานในอนาคตที่จะเกิดขึ้นจะถูกล้างออกโดยอัตโนมัติ
Check File แบบตามเหตุการณ์
- เลือกใช้สำหรับงานตรวจสอบที่ดำเนินการตามเหตุการณ์หรือภาระงาน เช่น รายผลิตภัณฑ์ รายล็อต หรือต่อการจัดส่งแต่ละครั้ง
- ต้องตั้งค่า Identification Information (เช่น หมายเลขผลิตภัณฑ์ หมายเลขล็อต ฯลฯ) ที่ผู้ปฏิบัติงานต้องกรอกเมื่อเริ่มงาน อย่างน้อย 1 รายการ
- สามารถใช้การตรวจสอบรายวันได้ แต่ไม่สามารถใช้ฟังก์ชัน "การตรวจสอบรายเดือน" ได้
ภาพตัวอย่างการสร้าง Check File
หาก Check Item และเวลาทำงานเหมือนกัน สามารถเพิ่ม Check Sheet เดียวกันลงใน Check File หลายไฟล์ และตั้งชื่อตามอุปกรณ์แต่ละชิ้นได้
การตั้งค่า Check File
การเผยแพร่ Check File
สามารถเปลี่ยนสถานะการเผยแพร่ได้ตามสถานะการใช้งาน
- ไม่เผยแพร่
เมื่อสร้างใหม่จะถูกสร้างในสถานะไม่เผยแพร่
จะไม่แสดงในแอปของผู้ปฏิบัติงานในพื้นที่ - เผยแพร่
สถานะที่ผู้ปฏิบัติงานสามารถดำเนินการตรวจสอบและบันทึกงานบนแอปได้
Label
สามารถใช้สำหรับการจัดหมวดหมู่และการค้นหากรอง Check File ได้
- สามารถใช้สำหรับการจัดหมวดหมู่และการค้นหากรอง Check Sheet ได้
- การจัดระเบียบตามประเภทงานหรือหมวดหมู่จะช่วยให้ค้นหา Sheet ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
- จำเป็นต้องเพิ่มรายการสำหรับแต่ละสาขาล่วงหน้าจากการตั้งค่าขั้นสูง
- การตั้งค่า Label จะไม่ถูกแชร์กับสาขาอื่น
ประวัติการแก้ไข
สามารถตรวจสอบประวัติการเปลี่ยนแปลงของ Check File ได้
- เมื่อเลือก "ประวัติการแก้ไข" จากเมนูในหน้ารายการ สามารถตรวจสอบจากรายการความคิดเห็นการแก้ไขในอดีตและวันเวลาที่อัปเดตได้
- ประวัติการแก้ไขเป็นรูปแบบการบันทึกด้วยตนเอง โดยผู้ใช้จะใส่ข้อความ (ถ้ามี) เมื่อดำเนินการ "เผยแพร่" หรือ "แก้ไข" Check File
- เมื่อมีการอัปเดตการตั้งค่าในสถานะไม่เผยแพร่หรือบันทึกเป็นแบบร่าง ประวัติการแก้ไขจะไม่ถูกสร้างหรือบันทึกโดยอัตโนมัติ
Identification Information
สำหรับ Check File แบบตามเหตุการณ์ นี่คือข้อมูลที่ผู้ปฏิบัติงานต้องกรอกเพื่อระบุเป้าหมายของงานเมื่อบันทึกงาน
- ระบุรูปแบบการกรอก Identification Information เป็น "Text" "ตัวเลข" หรือ "วันที่"
- สามารถออก QR Code ที่ใช้เรียก Identification Information ที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้าสำหรับผู้ปฏิบัติงานเมื่อ Enter Identification Information ได้
ออก QR Code สำหรับให้ผู้ปฏิบัติงานกรอก (หน้าจัดการ)
ขีดจำกัดและข้อจำกัดต่างๆ
ข้อจำกัดหลักในการสร้างและแก้ไข Check File มีดังนี้
- จำนวนผู้ตรวจสอบรายวัน: สูงสุด 10 คน
- จำนวนผู้ตรวจสอบรายเดือน: สูงสุด 10 คน
- จำนวน Sheet ที่ตั้งค่าได้ใน 1 ไฟล์: สูงสุด 30 Sheet
- จำนวน Check File ต่อ 1 สาขา: สูงสุด 500 รายการ
- Label: สูงสุด 3 รายการ
- Identification Information: 1 ถึง 5 รายการ
- จำนวน Check Sheet ที่เพิ่มได้ในครั้งเดียวด้วย "Add selected Sheet": สูงสุด 29 แผ่น
- ในการเผยแพร่ จำเป็นต้องเพิ่ม Check Sheet อย่างน้อย 1 แผ่น
- เมื่อเผยแพร่ Check File แล้ว ไม่สามารถเปลี่ยนประเภท (แบบตามกำหนดการ / แบบตามเหตุการณ์) ได้
วิธีการใช้งาน
การตั้งค่า Check File (ผู้ดูแลระบบ)
https://teachme.jp/8/f/check_manual/sf/399989
การบันทึกงาน (ผู้ปฏิบัติงาน)
https://teachme.jp/8/f/check_manual/sf/399999