ภาพรวมของ Check File
Check File คือเทมเพลตที่รวบรวม Check Sheet ไว้ด้วยกัน
Check File แต่ละรายการจะเชื่อมโยงกับสาขาหรือองค์กรที่กำหนด และสามารถจัดการ Check Sheet หลายรายการได้ในที่เดียว
ด้วยโครงสร้างแบบ 3 ระดับ ได้แก่ "Check File → Check Sheet → Check Item" คุณสามารถจัดการ Checklist ที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับ Check Sheet อ้างอิงบทความต่อไปนี้
ขอทราบข้อมูลเกี่ยวกับ Check Sheet
https://studist-biz-check.zendesk.com/hc/th/articles/60554185631129
ประเภทของ Check File
Check File แบบกำหนดตารางเวลา
- เลือกใช้เมื่องานตรวจสอบเกิดขึ้นซ้ำในรอบที่ตายตัวตามตารางเวลา
- รองรับ Workflow ของ ตรวจสอบรายวัน และ การตรวจสอบรายเดือน
ตรวจสอบรายวัน: เมื่อผู้ตรวจสอบที่กำหนดไว้คนใดคนหนึ่งทำการตรวจสอบ ถือว่าเสร็จสมบูรณ์ (ใช้ได้กับ Check File ทั้งแบบกำหนดตารางเวลาและแบบตามเหตุการณ์)
การตรวจสอบรายเดือน: เมื่อผู้ตรวจสอบที่กำหนดไว้ทุกคนทำการตรวจสอบครบแล้ว ถือว่าเสร็จสมบูรณ์ (ใช้ได้เฉพาะ Check File แบบกำหนดตารางเวลาเท่านั้น) - เมื่อเปลี่ยนสถานะเป็น "ไม่เผยแพร่" ตารางงานในอนาคตที่มีกำหนดเกิดขึ้นหลังจากนั้นจะถูกล้างออกโดยอัตโนมัติ
Check File แบบตามเหตุการณ์
- เลือกใช้เมื่องานตรวจสอบดำเนินการตามเหตุการณ์หรืองานที่เกิดขึ้น เช่น ต่อหน่วยสินค้า ต่อ Lot หรือต่อการจัดส่ง
- จำเป็นต้องกำหนด Identification Information (เช่น หมายเลขสินค้า, หมายเลข Lot) ที่ผู้ปฏิบัติงานกรอกเมื่อเริ่มงาน อย่างน้อย 1 รายการ
- สามารถใช้ ตรวจสอบรายวัน ได้ แต่ไม่สามารถใช้ฟังก์ชัน "การตรวจสอบรายเดือน" ได้
ภาพตัวอย่างการสร้าง Check File
สำหรับ Check Item และเวลาดำเนินงานที่เหมือนกัน สามารถเพิ่ม Check Sheet เดียวกันลงใน Check File หลายรายการ และตั้งชื่อตามอุปกรณ์แต่ละชิ้นได้
การตั้งค่า Check File
การเผยแพร่ Check File
สามารถเปลี่ยนสถานะการเผยแพร่ได้ตามสถานะการใช้งาน
- ไม่เผยแพร่
เมื่อสร้างใหม่ จะถูกสร้างในสถานะไม่เผยแพร่
จะไม่แสดงในแอปของผู้ปฏิบัติงานในพื้นที่ - เผยแพร่
สถานะที่ผู้ปฏิบัติงานสามารถดำเนินการตรวจสอบและบันทึกงาน บนแอปได้
Label
สามารถใช้สำหรับการจัดหมวดหมู่และการค้นหาแบบกรองของ Check File
- สามารถใช้สำหรับการจัดหมวดหมู่และการค้นหาแบบกรองของ Check Sheet
- การจัดระเบียบตามประเภทงานหรือหมวดหมู่ล่วงหน้าจะช่วยให้ค้นหา Sheet ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
- จำเป็นต้องเพิ่มรายการล่วงหน้าในการตั้งค่าขั้นสูง ตามแต่ละสาขา
- การตั้งค่า Label จะไม่ถูกแชร์กับสาขาอื่น
ประวัติการแก้ไข
สามารถตรวจสอบประวัติการเปลี่ยนแปลงของ Check File ได้
- เมื่อเลือก "ประวัติการแก้ไข" จากเมนูในหน้ารายการ คุณสามารถตรวจสอบจากรายการ ความคิดเห็น การแก้ไขในอดีตและวันเวลาที่อัปเดตได้
- ประวัติการแก้ไข เป็นรูปแบบการบันทึกด้วยตนเองที่ผู้ใช้ใส่ข้อความ (ถ้ามี) เมื่อดำเนินการ "เผยแพร่" หรือ "แก้ไข" Check File
- เมื่ออัปเดตการตั้งค่าในสถานะไม่เผยแพร่หรือบันทึกเป็นฉบับร่าง ประวัติการแก้ไข จะไม่ถูกสร้างหรือบันทึกโดยอัตโนมัติ
Identification Information
ใน Check File แบบตามเหตุการณ์ คือข้อมูลที่ผู้ปฏิบัติงานกรอกเพื่อระบุเป้าหมายของงานเมื่อกรอก บันทึกงาน
- สำหรับ Identification Information ให้ระบุรูปแบบการกรอกข้อมูลเป็น "Text" "ตัวเลข" หรือ "วันที่"
- เมื่อผู้ปฏิบัติงานกรอก Identification Information สามารถออก QR Code ที่เรียก Identification Information ที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้าได้
ออกรหัส QR สำหรับการป้อนข้อมูลของผู้ปฏิบัติงาน (หน้าจอผู้ดูแลระบบ)
ขีดจำกัดและข้อจำกัดต่าง ๆ
ข้อจำกัดหลักในการสร้างและแก้ไข Check File มีดังต่อไปนี้
- จำนวนผู้ตรวจสอบรายวัน: สูงสุด 10 คน
- จำนวนผู้ตรวจสอบรายเดือน: สูงสุด 10 คน
- จำนวน Sheet ที่ตั้งค่าได้ใน 1 File: สูงสุด 30 Sheet
- จำนวน Check File ต่อ 1 สาขา: สูงสุด 500 รายการ
- Label: สูงสุด 3 รายการ
- Identification Information: 1 ถึง 5 รายการ
- จำนวน Check Sheet ที่เพิ่มได้ในครั้งเดียวด้วย "Add selected Sheet": สูงสุด 29 Sheet
- ในการเผยแพร่ จำเป็นต้องเพิ่ม Check Sheet อย่างน้อย 1 Sheet
- เมื่อเผยแพร่ Check File แล้ว จะไม่สามารถเปลี่ยนประเภท (แบบกำหนดตารางเวลา / แบบตามเหตุการณ์) ได้
วิธีการใช้งาน
การตั้งค่า Check File (ผู้ดูแลระบบ)
https://teachme.jp/8/f/check_manual/sf/399989
การบันทึกงาน (ผู้ปฏิบัติงาน)
https://teachme.jp/8/f/check_manual/sf/399999