Check Sheet คืออะไร

ภาพรวมของ Check Sheet

Check Sheet คือเทมเพลตที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ โดยรวบรวม Check Item ต่าง ๆ ไว้ด้วยกัน
มีโครงสร้างแบบลำดับชั้น 3 ระดับ ได้แก่ "Check File → Check Sheet → Check Item"
Check Sheet แต่ละรายการไม่สามารถใช้งานได้โดยลำพัง จะต้องกำหนดให้กับ Check File ก่อนจึงจะใช้งานได้

สำหรับรายละเอียดของ Check File อ้างอิงจากบทความด้านล่างนี้

Check File คืออะไร
https://studist-biz-check.zendesk.com/hc/th/articles/60484538836889

การตั้งค่า Check Sheet

การเผยแพร่ Check Sheet

สามารถเปลี่ยนสถานะการเผยแพร่ได้ตามสถานะการใช้งาน

• บันทึกแบบร่าง: อยู่ในสถานะแบบร่างระหว่างสร้างหรือปรับแต่ง ไม่สามารถเพิ่มลงใน Check File ได้
  เมื่อสร้างใหม่จะถูกบันทึกเป็นแบบร่างโดยอัตโนมัติ
• เผยแพร่: อยู่ในสถานะที่สามารถเพิ่มลงใน Check File ได้
  Check Sheet ที่กำหนดใน Check File แล้วจะไม่สามารถเปลี่ยนกลับเป็น "บันทึกแบบร่าง" ได้
  หากต้องการบันทึกแบบร่าง ให้ยกเลิกการกำหนดใน Check File ก่อน
  Check Sheet ที่กำหนดใน Check File ไม่สามารถลบได้
  หากพยายามลบ จะแสดงข้อความ "Check Sheet ที่กำหนดใน Check File ไม่สามารถลบได้"

ป้ายกำกับ

• สามารถใช้สำหรับจัดหมวดหมู่และกรองค้นหา Check Sheet ได้
• การจัดระเบียบตามประเภทงานหรือหมวดหมู่ล่วงหน้าจะช่วยให้ค้นหา Sheet ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
• จำเป็นต้องเพิ่มรายการล่วงหน้าสำหรับแต่ละสาขาจากการตั้งค่าขั้นสูง
• การตั้งค่าป้ายกำกับจะไม่ถูกแชร์กับสาขาอื่น

ประวัติการแก้ไข

สามารถตรวจสอบประวัติการเปลี่ยนแปลงของ Check Sheet ได้

• สามารถตรวจสอบจากรายการความคิดเห็นการแก้ไขในอดีตและวันเวลาที่อัปเดตได้
• ประวัติการแก้ไขเป็นรูปแบบการบันทึกด้วยตนเอง โดยผู้ใช้จะต้องใส่ข้อความ (ถ้ามี) เมื่อดำเนินการ "เผยแพร่" หรือ "แก้ไข" Check Sheet
• ระบบจะไม่สร้างหรือบันทึกประวัติการแก้ไขโดยอัตโนมัติเมื่อมีการอัปเดตการตั้งค่าในสถานะแบบร่างหรือบันทึกเป็นแบบร่าง

การตั้งค่า Check Item

สามารถลงทะเบียน Check Item หลายรายการใน Check Sheet แต่ละรายการได้ และสามารถกำหนดกฎการกรอกข้อมูลและการส่งได้อย่างละเอียดสำหรับแต่ละรายการ

ทำเมื่อไหร่

สามารถตั้งค่าเวลาในการบันทึกงานได้
จำเป็นต้องเพิ่มรายการล่วงหน้าสำหรับแต่ละสาขาจากการตั้งค่าขั้นสูง

รอบการทำงาน

สามารถตั้งค่าได้จาก 4 ประเภทต่อไปนี้สำหรับแต่ละ Check Item

• รายวัน: ไม่มีการตั้งค่าช่วงเวลา จะแสดงทุกครั้งที่มีการกรอกบันทึกงาน
• รายสัปดาห์: สามารถระบุวันในสัปดาห์และช่วงเวลาทุก 1-4 สัปดาห์ได้
• รายเดือน: สามารถระบุช่วงเวลาได้จากทุก 1, 2, 3, 4 หรือ 6 เดือน
  　เลือกได้จาก 3 รูปแบบ ได้แก่ ระบุวันที่ (วันที่ 1-31) / ระบุวันในสัปดาห์ที่ ◯◯ (สัปดาห์ที่ 1-4 และสัปดาห์สุดท้าย) / ระบุวันสุดท้ายของเดือน
• รายปี: สามารถระบุวันเริ่มต้นและช่วงเวลาทุก 1-5 ปีได้

เมื่อตั้งค่ารอบการทำงานที่ไม่ใช่รายวัน ให้ระบุ "วันเริ่มต้น" (วันที่เริ่มบันทึกงานครั้งแรกในบริการนี้) ด้วย
ไม่สามารถย้อนกลับไปบันทึกงานก่อนวันเริ่มต้นได้

ภาพอ้างอิง・ลิงก์

สามารถเพิ่มภาพหรือลิงก์สำหรับอ้างอิงในการทำงานสำหรับแต่ละ Check Item ได้

เนื้อหาเพิ่มเติมที่จะส่ง

สามารถตั้งค่าได้ 1 รายการจากตัวเลือกต่อไปนี้

• ไม่ระบุ
• ต้องใส่รูป: กำหนดให้การถ่ายภาพและแนบรูปขณะตรวจสอบเป็นสิ่งจำเป็น
• ต้องกรอกตัวเลข (ไม่ระบุช่วง): กำหนดให้การบันทึกตัวเลขเป็นสิ่งจำเป็น
• ต้องกรอกตัวเลข (ระบุช่วง): ตั้งค่า OK Range และหน่วย เพื่อตรวจจับค่าที่อยู่นอกช่วงที่กำหนดได้
  　การกรอกตัวเลขทั้งสองแบบสามารถระบุจำนวนทศนิยมได้ตั้งแต่ 1-5 ตำแหน่ง
• งานเสริม: กำหนดให้การดำเนินงานเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบหลักเป็นสิ่งจำเป็น

Allow to submit with blank

• เป็นการตั้งค่าที่อนุญาตให้ส่งได้แม้ Check Item จะยังไม่ได้กรอกข้อมูล
• หากส่งโดยที่รายการที่มีการตั้งค่ารอบการทำงานยังไม่ได้กรอก แผนการทำงานครั้งนั้นจะกลับสู่สถานะ "ยังไม่เริ่ม" และถูกเลื่อนไปยังวันถัดไป
  รายการที่เลือก "ข้าม" จะไม่ถูกเลื่อน
• หากมีการตั้งค่าตรวจสอบรายวันและแจ้งทางอีเมล จะมีการส่งอีเมลแจ้งเตือนการเลื่อนงานไปยังผู้ตรวจสอบรายวัน
  เปลี่ยนการตั้งค่าอีเมลแจ้งเตือนที่ส่งจากระบบ (หน้าจัดการ)

ข้อจำกัดต่าง ๆ

ข้อจำกัดหลักเมื่อสร้างหรือกำหนด Check Sheet มีดังนี้

• จำนวน Sheet ที่กำหนดได้ใน Check File 1 รายการ: สูงสุด 30 รายการ
• จำนวนรายการที่ตั้งค่าได้ใน Check Sheet 1 รายการ: สูงสุด 50 รายการ
• จำนวน Check Sheet ที่สร้างได้ต่อสาขา: สูงสุด 1,000 รายการ

วิธีการใช้งาน

การตั้งค่า Check Sheet (สำหรับผู้ดูแลระบบ)
https://teachme.jp/8/f/check_manual/sf/399989